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中国地质大学(武汉)会议费管理办法
http://cw.cug.edu.cn   2016-09-02 15:10:49   浏览:次   地大(武汉)财务处
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地大校办发〔201634号 2016829

第一章 总 则

  第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理,节约会议经费开支,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)、财政部《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016214号)等文件精神,并结合学校实际,制定本办法。

  第二条 本办法适用于学校举办(含主办、承办)并涉及经费核算的国内业务会议、国内管理会议和在华举办国际会议。

  国内业务会议是指因教学、科研业务需要而举办的业务性会议,包括学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、项目启动会、项目中期检查会、项目验收会等。

  国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

  在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准,在我国境内举办的国际会议。

  第三条 举办会议应坚持精简高效、厉行节约的原则,严格控制会议数量和规模注重会议质量,提高会议效率

  第四条 举办会议应与教学、科研活动和管理工作紧密相关,经费使用应与举办的活动具有相关性。

  第五条 改进会议举办形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

  第六条 会议费管理职责:

  会议开支经费负责人是会议费的直接责任人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应依法依规、据实报销会议费。

  各会议举办单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任,督促、审查办会人员合理、合规使用和报销会议费。

第二章 会议审批

  第七条 各类会议严格执行会议审批管理制度。

  国内业务会议的会议次数、天数和参会人数、根据教学、科研活动的实际需要从严控制;国内管理会议会期一般不超过2天,会议报到和离开合计不得超过1天。

  第八条 会议审批

  (一)学校主办或承办的在华国际会议,须经国际合作处报请教育部外事部门批复后,方可举办。

  (二)会期不超过2天,参会人员不超过80人的国内业务会议或管理会议,由会议举办单位审批。

  会期不超过2天,参会人员为80人至150人的国内业务会议或管理会议,会议举办单位报送学校业务归口职能部门审批。

  会期超过2天或参会人员超过150人的国内业务会议或管理会议,由会议举办单位和业务归口职能部门审核,报请分管校领导审批。

  (三)有外籍参会人员的国内业务会议或管理会议,在履行会议审批手续时,同时报国际合作处备案;外籍参会人员超过参会总人数1/3的国内业务会议或管理会议,报请分管校领导审批。

  第九条 未履行审批手续的会议,财务处不予报销会议费用。

  第十条 举办会议应预先编制会议费预算表。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

  第十一条 国内业务会议工作人员控制在会议代表人数的15%以内,国内管理会议的工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

  第十二条 使用行政运行经费、财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议,应在预算批准的会议费额度和标准内开支会议费。

  第十三条 各类会议优先安排在学校内部会议室、接待中心等场所。因工作需要必须在校外召开的,国内管理会议原则上应安排在四星级以下(含四星)宾馆。在华国际会议和国内业务会议可结合实际情况,遵循节约原则,在综合定额标准范围内自主选择会议场所。

  第十四条 不得到上级部门明令禁止的风景名胜区召开会议。参会人员以在汉单位人员为主(超过50%为在汉单位人员)的会议原则上不得到武汉市以外地区召开。

  第十五条 会议召开地的参会人员原则上不安排住宿。会议工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

  第十六条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;有外籍人士参加的会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

  交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

  第十七条 会议费开支实行综合定额控制,会议费综合定额标准如下(单位:/人·天):

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内业务会议

400

150

100

650

国内管理会议

340

130

80

550

在华国际会议

700

200

300

1200

  (一)综合定额中的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

  (二)除以下情形外,会议费各项费用之间可以调剂使用。

  1.不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;

  2.不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

  (三)各类会议应按照综合定额标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算时予以书面说明。

  (四)国内业务会议中外籍人士达到参会人数1/3以上的,综合定额标准可提高到760/人·天。

  第十八条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合定额控制,从相应的支出科目中据实列支:

  (一)参会人员差旅费。参会人员参加会议发生的差旅费,原则上在本人所在单位报销。确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

  (二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

  (三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。

  第十九条 会议举办者应当在会议结束后及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,一次性办理报销手续。会议费报销时应提供:

  (一)会议通知(包含会议议程);

  (二)经审批的会议费预算表;

  (三)会议费报销明细单;

  (四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

  (五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

  (六)在华国际会议,需提供教育部外事部门批准办会的文件。

  第二十条 会议费开支应按预算执行。如实际支出超出审批预算,须在会议费报销单的特殊事项栏中予以说明。

  第二十一条 会议费支付,原则上应按照国库集中支付制度和学校公务卡管理办法的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。

  第二十二条 全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁违规转嫁摊派会议费。

  使用多渠道资金举办的会议,可以按照非盈利和成本补偿原则,适当向参会人员收取会议费,收费标准应当在会议费预算表中注明,所收取的会议费纳入学校财务核算。

第四章 监督问责

  第二十三条 严禁借举办会议的名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,不得提供高档烟酒和菜肴。国内管理会议会场一般不制作背景板,不摆放装饰植物和鲜花。

  不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用;不得组织参会人员旅游和与会议无关的参观;不得组织高消费娱乐、健身活动;不得以任何名义发放会议纪念品。

  第二十四条 各会议举办单位应当加强对会议举办活动和经费报销的内控管理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

  第二十五条 会议举办单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公开。

  第二十六条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各会议举办单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

  (一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

  (二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

  (三)会议费报销手续是否符合规定;

  (四)会议费管理和使用的其他情况。

  对发现问题的单位,学校纪检监察、审计、财务等部门有权责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,学校按有关规定给予相应处分。

  第二十七条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

  (一)单位无会议审批制度或会议审批控制不严的;

  (二)预存、套取会议费设立“小金库”的;

  (三)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

  (四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

  (五)违规报销与会议无关费用的;

  (六)其他违反本办法规定的。

第五章 附 则

  第二十八条 本办法所称“会议举办单位”是指具体承办会务工作的校内二级单位。

  第二十九条 本办法由财务处负责解释。

  第三十条 本办法自201691日起执行。

  附件:点击下载 会议预算审批表

附件

会议审批表

举办单位

会议名称

会议类别

□ 业务会议

□ 管理会议

□ 在华国际会议

会议时间

会议地点

参会人员

其中工作人员人数:

会议预算

类别

金额

测算依据

会议费综合定额内

住宿费

伙食费

其他费用

小计

会议费综合定额外

会议代表城市间交通费

劳务费

其他费用

小计

总计

其他需说明事项

拟开支经费编号

项目负责人签字

所在单位审批


        负责人(签字):
       (职能部门盖章)
         日 期:

职能部门审批


      
       负责人(签字):
       (职能部门盖章)
         日 期:

校领导审批


                校领导(签字):
                    日 期:

 
 
 
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