为加强国家财务管理制度和财经纪律的宣传，有效规范报账秩序，节约报账时间，降低返单数量，财务处系统梳理了几类常见的经济事项，对网上报账过程中需重点关注的问题进行了列举，并发布本规则，供师生员工参照。
财 务 处
二〇一五年十月九日
中国地质大学（武汉）财务报账规则（一）
第一部分 基本要求
一、票据报账的基本要求
1、拟报账发票的抬头必须是学校的全称或简称。抬头为“个人”的发票不予报销。
2、连号发票视同为同一张发票，按累计总额执行财务报账、资金支付、大额监控和资产入库等规定和标准。
3、日常报账票据原则上应在开票日期后六个月内，差旅费票据原则上应在返程后三个月内，到财务处办理报账手续。
二、合同的基本要求
1、单张（或连号）发票金额达到一万元的，报账时需提供书面合同。
2、合同金额不得少于发票金额
3、除明确应由学校签署的合同外，使用预算经费的支出合同原则上由经费主管部门签署；科研项目合同原则上应当由科学技术发展院或地质调查研究院（地质调查项目）审签；资产采购类合同原则上有资产与实验室设备处审签。
4、合同审签的具体要求参见《中国地质大学（武汉）合同管理暂行办法》
三、国有资产入库的基本要求
1、固定资产采购，达到国有资产入库标准的，报账时需提供已完成审签用印手续的采购预算申请表、入库单、采购合同（总额超过一万元的）、付款通知单（涉及招标采购的）、电子验收单（涉及政府采购的）等材料。
2、《采购预算申请表》中，仪器、设备、软件采购的归口单位为资产与实验室设备处；图书采购的归口单位为图书馆；家具采购的归口单位为后勤保障处；涉密图纸的归口单位为档案馆；标本的归口单位为博物馆。
《付款通知书》的审核单位为招标投标管理中心。
《采购合同》和《电子验收单》需双方共同签署或确认。
《入库单》由二级单位资产管理员初审签字盖章，并报归口管理单位签字盖章确认。
3、固定资产的入库标准参见《中国地质大学（武汉）国有资产管理暂行办法》。
四、资金支付的基本要求
1、单笔报账（含借款）金额超过五万元的，需履行大额资金审批手续
（1）金额为5万元（含）至20万元的，需先由财务处相关科室负责人审签；
（2）金额为20万元（含）至100万元的，需先由财务处处长审签；
（3）金额为100万元（含）以上的，需先由分管财务的校领导审签。
2、单张（或连号）发票金额超过1000元（含）的，原则上采用对公转账方式支付
3、购买商品或服务的金额在2万元以内，可刷银行卡支出，报账时可凭发票和刷卡凭条直接办理对私网银转账手续，但刷卡凭条显示的单位和时间必须与实际支出相符。
第二部分 日常报账
五、办公用品（含文化用品）票据的报账
1、“办公用品”发票，无论金额多少，必须提供加盖供货商印章的商品清单。
2、“办公用品”发票与所附清单应当保持金额一致、印章一致。
3、“办公用品”清单中，不得出现衣服、鞋子、药品、食品、饮料等明显不相关的商品。
六、材料、耗材等票据的报账
1、“材料”、“电脑耗材”、“电脑配件”、“体育用品”、“劳保用品”、“化学试剂”等材料或耗材类发票，无论金额多少，必须提供加盖供货商印章的商品清单，“材料（耗材）”清单要求与“办公用品”清单相同。
2、“材料（耗材）”类发票单价超过500元（含）或批量购置金额超过5000元（含）的，需先办理低值易耗品入库手续，报账时提供低值易耗品入库单（红联）。
3、“化学试剂”发票，无论金额多少，必须先办理入库手续，报账时提供低值易耗品入库单（红联）。
七、图书票据的报账
1、“图书”发票超过500元（含）的，必须提请加盖供货商印章的商品清单，“图书”清单要求与“办公用品”清单相同。
2、“图书”发票超过500元（含）的，必须办理入库手续，报账时提供已完成审签用印手续的《预算申报表》和《入库单》。
3、“幼教”、“时尚”、“家装”、“食谱”等明显与项目无关的图书不得报账。
八、文印、印刷票据的报账
1、“文印（印刷）”发票超过500元（含）的，必须附加盖文印（印刷）服务商印章的清单，“文印（印刷）”清单需与项目具有相关性。
2、“出版费”发票，报账时需提供出版合同
九、交通与燃油票据的报账
1、武汉市内的出租车票、公共交通（公交、地铁或轮渡）票、路桥票在网上报账“日常报销”系统中报账。
2、武汉市外的出租车票、公共交通（公交、地铁或轮渡）票原则上不予报账。
3、武汉市外的路桥票，按照自驾车出行，填写行程单，在网上报账“差旅费报销”系统中报账。
4、武汉市外的燃油费不得在网上报账“日常报销”系统中报账。
5、“燃油费”发票显示为“柴油”的，报账时需提供经费负责人及二级单位审签用印的用途说明。
6、“加油IC卡”或加油充值款原则上不予报销。
十、电话、网络通讯票据的报账
1、武汉市外的电话费、网络通讯费原则上不予报账。
十一、餐饮票据的报账
1、“餐费”、“接待费”、“招待费”等餐饮发票，报账时需提供已完成审签用印手续的公函（邀请函）、接待审批单、接待清单和菜单等材料，
2、餐饮票据金额不得超过湖北省、武汉市及学校关于接待标准的相关规定，接待过程中不得安排位菜、高档烟酒等消费。
3、“副食”、“食品”等发票原则上不得报销。
十二、会议费的报账
1、会议费是指本单位举办会议发生的支出，参加外单位举办的会议发生的费用在差旅费中报销。
2、会议费报销需提供以下附件：会议通知、会议签到表、费用明细清单、会议纪要。
3、会议费的开支标准为每人每天450元（其中住宿240、伙食130、其他80，可打通使用。）
4、会议不得在四星以上酒店举办。
5、单位内部业务研讨会不得外出举办。
第三部分 差旅费报账
十三、票据遗失情况的处理
1、差旅费报账，应当有形成完整往返循环的交通票据和合规的住宿费票据。
2、有完整往返行程的交通费票据，无住宿费票据的，除以下三种情况外，本次差旅（含交通费）不予报账。
（1）合作单位提供住宿的，提供合作单位开具的书面证明（原件）后予以报账并计发补助。
（2）使用科研经费开展野外工作的，提供相关单位审签用印的《野外科研出差确认登记凭证》后予以报账并计发补助。
（3）有其他合理理由无法取得住宿费发票的，提供详细且合理的书面说明，经项目经费负责人审核签字、所在二级单位盖章后予以报账并计发补助。
3、有合规的住宿费票据，但交通费票据不完整或遗失的，按如下规则处理。
（1）完全无交通费票据，无法证明差旅行程，异地住宿费票据不予报账；
（2）部分交通费遗失或由合作单位承担，无法形成完整往返循环的，需提供详细且合理的书面说明，由项目经费负责人审核签字、所在二级单位盖章后，可以按票面报账，但不计发补助。
十四、城市间交通费和住宿费标准
校内人员出差期间，城市间交通费和住宿费标准参照《中央和国家机关差旅费管理办法》执行。其中，院士参照“部级及相当职务人员”待遇执行；正高职称人员、管理岗四级及以上人员参照“司局级及相当职务人员”待遇执行；学生参照“其余人员”待遇执行，但不得乘坐飞机出差。
十五、随差旅费一起报账的相关票据
1、除交通费和住宿费票据外，以下票据可随差旅费一起报账：
（1）保险费（人身保险需附合同）、订票费、退票费和少量行李托运费等票据；
（2）自驾车或租车过程中所发生的燃油费、租车费票据，可按照自驾车或租车出差申请差旅费报账，但燃油费、租车费票据的时间和金额必须与出差行程相吻合
（3）会议费票据可在提供会议通知的情况下，随差旅费一起报账。
2、差旅期间发生的办公用品、招待费、异地城市内交通费等票据不得随差旅费报账。办公用品、招待费通过网上报账“日常报销”系统报账，异地城市内交通费不得报账。
十六、租车票据的报账
1、“租车”票据报账时，需提供双方签署的书面租车合同，并确保租车合同与租车票据上显示的出租单位一致。
2、向私人租车的，可在当地税务部门代开租车发票，并提供司机的身份证、驾驶证和行车证的复印件以及司机的领款凭条，以便于办理报账手续。
十七、差旅审批手续
1、使用行政预算经费出差的，单次差旅时间超过15日，报账时必须提供详细且合理的书面说明，由项目经费负责人审核签字、所在二级单位盖章后予以报账。
使用科研经费出差的，单次差旅时间超过60日，报账时除提供项目经费负责人和所在二级单位审签盖章的书面说明外，还需提供出差地相关单位的证明（原件），据此予以报账。
2、项目经费负责人出差，不得自审自批，差旅费票据需由所在二级单位负责人予以审签。
3、各二级单位正职负责人使用行政预算经费出差，差旅费需由该单位的分管校领导予以审签。
十八、邀请专家来校费用的报账
1、来校专家往返武汉的城市间交通费、住宿费可参照《中央和国家机关差旅费管理办法》的标准，按票面据实报账，不计发补助。
2、若只报专家来汉的城市间交通费，需提供详细且合理的书面说明，由项目经费负责人审核签字、所在二级单位盖章后可予以报账。
3、若只报专家来汉的住宿费，提供已完成审签手续的《住宿费报销申请单》（可在财务处主页下载）后予以报账。
4、受邀专家工作单位在武汉市的，原则上不得报销交通、住宿等差旅类票据。
十九、国际差旅票据的报账
1、“国际差旅”票据报账时，需单独附纸，注明如下问题：
（1）从哪些经费卡（部门号、卡号）列支？每张经费卡列支额度是多少？
（2）报账后的结算方式是冲暂付（冲销借款）还是对私网银支付（提供银行卡信息）？
2“国际差旅”票据报账时，应提供“邀请函”、“国际费用审核单”、“汇率单”和相关原始票据。
3、《邀请函》中被邀请人信息、出差时间均必须与实际差旅相一致。
4、《国际费用审核单》、《汇率单》等材料，需先由国际合作处审签。
5、《承诺书》需有出差人员的签字
本规则根据国家、湖北省、武汉市和学校现有的相关制度、规定和要求整理而成，主要用于逐步统一财务核算标准和尺度，便于财务处和师生员工操作和执行，不产生制定新制度、新规范和新要求的管理效力，若国家政策法规或学校规章制度发生调整或本规则存在疏漏，财务处将随之予以补充和完善。
